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佳能扫描仪: 高效助力政府档案管理 佳能高速扫描仪

上传:yumie90     来源:信息存储服务     日期:2011-12-12

[摘要]  
   国家十二五计划中,将建设“高效政府”提升至新的高度,其中,电子政务位居要冲。
 
[正文]    

   国家十二五计划中,将建设“高效政府”提升至新的高度,其中,电子政务位居要冲。要实现政务的电子化,首先需要将各级政府日常办公中所汇集的海量文字和图像资料电子化,因此,各类全国性普查如第六次人口普查、选举机构和各级法院、档案局等对具备高速度的扫描产品的需求明显增加。尤其是法院、检察院等执法部门、税务部门、知识产权局、出入境管理局等这样需要保管、调阅大量取证文件的部门,已经陆续开始使用高速扫描仪

   可以说,以“高扫”为核心的专业化解决方案正为电子政务提供了全新的解决方案和思路,从而实现政府组织结构和工作流程的优化重组,超越时间、空间和部门分隔的限制,建成一个精简、高效、廉洁、公平的政府运作模式,从而在整个政府办公环境中实现标准的信息化流通。它包含多方面的内容,如政府办公自动化、政府部门间的信息共建共享、档案管理、电子化民意调查和社会经济统计等。而这其中,最基础的,也是应用最多的,是对各种档案的保存和管理。

   档案数字化高效管理,是电子政务的核心功能之一

   档案是人们从事社会实践活动所产生的凭证,是直接形成的历史纪录。无论在国内还是国外都对其保存价值都给予了高度重视。对各类档案的快速归档和妥善管理正是各政府机构的重要基本功能之一。

   比如税务档案是国家税务系统在办理业务工作中所产生的具有保存价值的文件和资料,记录着纳税人的一系列纳税记录,具有极高的鉴证、参考、应用的价值。而知识产权局的各种技术专利档案的管理和调阅,更是建设“创新型国家”中重要的保障手段。再如法院的行业特点决定了对案卷管理的重要性,随着基层各级法院业务量的不断增加,案卷管理工作变得十分繁重,如何将各类诉讼案例的文档卷宗进行完整的永久保存,成为法院档案工作中一大瓶颈。

   而目前大多数政府机构的档案是采用传统的档案管理模式,即:纸质物理管理模式——每年不断产生大量的业务资料以及历史档案等,不仅占用办公空间而且统计数据、查阅、调用都需要人员物理操作,管理十分困难,付出巨大的管理成本得到极低的工作效率。同时,信息共享十分困难,因为很多资料归档后需要大量的反复查阅,传统的方法查找少量信息需要翻阅大量卷宗、档案等材料,如果查看已归档的材料还需要到相关部门办理借阅手续,占用大量时间,也给部门之间信息的传递带来诸多不便,同时还面临着档案维护困难的问题:比如纳税人的信息资料需要长时间历史性的保存,传统的方法使相关人员接触到大量原始资料,势必造成一定的损坏,无法提高档案保存的安全系数;再如法院案卷的保存年限至少要在20年以上,传统的方法无法提高档案保存的安全系数,如果遭遇故意破坏或篡改,将影响司法公正造成严重后果。

   专业化“高扫”解决方案,是实现档案电子化管理的核心应用

   使用高速文档扫描仪及扫描软件对纸质文件进行电子化扫描,然后通过软件系统对电子化的档案进行整体管理,是目前最行之有效的手段。其中包括: OCR识别、文件智能录入管理、检索编辑等环节,整理好的电话信息进行数据库存储、备份,就能够高效实现电子化档案的简便应用、管理并永久保存。

   笔者这里以目前正在各级政府部门广泛使用的佳能专业高速文件扫描仪DR6050C和DR7550C及其应用为例,来分析 “高扫”是如何实现这些需求的。

   比如在卷宗堆积如山的档案室里,DR6050C、DR7550C分别以其极快的速度——每分钟60页和75页,和高准确性、便捷性将档案、宗卷等纸质文件迅速转化为数字文件。而它们都载有图像处理芯片,能确保在对包含大量照片或图片的档案进行多种图像处理功能的同时保持高速扫描,同时这两款机型黑白、灰度和彩色都高达600dpi,确保以精确和清晰的方式还原档案的真实。举个例子:1000页包含大量图片的彩色或黑白A4档案归档工作,DR6050C只需要不到17分钟即可高质量的完成,而DR7550C更将这一时间缩短为12分钟!可见高速正是“高扫”服务档案管理的第一优势。
 
   再如为保证图像质量的稳定,“高扫”应该在每次扫描作业开始之前执行自动校正,另由于档案资料很多采用手工填写,还包括一些复印件,尤其是保存的历史性文档,经常会有字体偏浅,复印效果模糊不清及装订痕迹的情况。为了扫描效果的清晰度,佳能产品均设计了文本增强技术,可以通过检测纸上字迹的位置,并加以强调,克服障碍,获得清晰准确的扫描结果。

   档案室的文档多数情况下都是批量进行,为更好的减轻人员负担,提升工作效率,“高扫”在送纸环节也应有过人之处。比如佳能“高扫”产品均配有减速轮的送纸装置,确保在快速和无人参与的批量扫描时页面可以可靠的分离。为了防止纸张同时送入,佳能“高扫”还配备了超声波传感器,它会检测重叠纸张之间的间隙,防止多数纸张同时进入。

   同时,作为档案综合解决方案的重要部分,“智能管理”应该是非常重要的功能模块。如佳能就在机器中均捆绑了自有的扫描应用程序软件Capture Perfect——在处理文件时,支持多种文件保存格式和文件分发选项,比如可检索和加密PDF,扫描到电子邮件等,从而实现网络环境下的高效管理。

   通过实例我们不难看出,“高扫”方案带来了工作方式的改变,解决了档案传统管理模式的存在的弊端,实现信息共享,有助于档案专业化、规范化管理,最大程度避免以往由于纸质文件存放不当导致的信息丢失以及维护困难。提高了档案保存的安全程度。同时降低了成本,提高成本收益率,并简化了行业统计工作。

   佳能“高扫”力助政府改变业务模式

   事实上,高速扫描仪正切实在改变着某些政府部门的业务模式。如国家知识产权局在全面配备“高扫”后,海量专利资料的保管和满足频繁调阅需求得到了极大的改善。

   据该局负责人介绍,是以佳能专业高速扫描仪为核心的电子化的文档归档管理手段改变了这一切。“高扫”的应用,首先使该局专利文件的保存更加安全,保存年限更加久远;同时信息流转更及时准确,存储管理简便,降低人工劳动强度;同时使工作流程更加规范、标准,使信息更加易于交流, 从而方便而安全地实现了信息共享,加强了各级间的协作。

   据IDC预计,2010-2014年“高扫”的年复合增长率将达到8.1%,展现出广阔的发展前景。在电子政务需求带动下,高速扫描仪专业化和高效能的优势将得以深化。具有更高速度、更低能耗、更多样化功能和更丰富完善的软件配套的“高扫”,将力助政府业务模式的改变,使电子化政务之路更畅通。

(新闻稿 2011-12-13)


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